آداب جلسات کاری یا به عبارت حرفه ای پروتکل تشریفاتی جلسات رسمی شامل مواردی متعدد هستند که در این مطلب قصد دارم به دو مورد از متداول ترین آنها اشاره کنم و فکر می کنم عموما به این دو مورد در اکثر جلسات برخورد می کنیم:
1- آویزان کردن کت پشت صندلی در جلسات کاری:
این مورد به چند عامل بستگی دارد، از جمله فرهنگ سازمانی، رسمیت جلسه و شرایط محیطی. در ادامه، مزایا و معایب این کار را بررسی می‌کنیم:
مزایا:
- راحتی بیشتر: در جلسات طولانی، ممکن است پوشیدن کت باعث ناراحتی شود، به‌ویژه اگر محیط گرم باشد.
- دسترسی سریع: اگر در طول جلسه نیاز به پوشیدن مجدد کت باشد، آویزان بودن آن روی صندلی باعث می‌شود سریع آن را بپوشید.
- عدم چروک شدن بیش از حد: آویزان کردن کت پشت صندلی از تا شدن آن در کیف یا قرار دادن روی زانو جلوگیری می‌کند.
معایب:
- غیررسمی به نظر رسیدن: در جلسات رسمی، آویزان کردن کت ممکن است غیرحرفه‌ای یا نامرتب به نظر برسد.
- به هم ریختگی بصری: اگر همه افراد کت‌های خود را روی صندلی آویزان کنند، فضای جلسه ممکن است شلوغ و نامنظم به نظر برسد.
- احتمال افتادن یا کثیف شدن: ممکن است کت از روی صندلی سر بخورد و روی زمین بیفتد، یا با دسته صندلی و میز برخورد کند و چروک یا کثیف شود.
پس، چه باید کرد؟
- اگر جلسه رسمی است: بهتر است کت را بپوشید یا آن را به گیره لباس یا جالباسی آویزان کنید.
- اگر جلسه نیمه‌رسمی یا غیررسمی است: می‌توانید آن را پشت صندلی آویزان کنید، اما مطمئن شوید که مرتب به نظر می‌رسد.
- اگر در فضای کوچک یا با صندلی‌های باریک هستید: بهتر است از آویزان کردن کت خودداری کنید تا مزاحم دیگران نشود.
جمع‌بندی: اگر فضای جلسه اجازه می‌دهد و آویزان کردن کت باعث شلوغی و بی‌نظمی نمی‌شود، مشکلی ندارد؛ اما در جلسات رسمی، بهتر است از جالباسی استفاده کنید.
2- قرار دادن گوشی موبایل روی میز در جلسات کاری:
این مورد بستگی به نوع جلسه، فرهنگ سازمانی و میزان رسمیت آن دارد. در ادامه، بررسی می‌کنیم که این کار در چه شرایطی قابل قبول است و در چه مواردی بهتر است از آن اجتناب کنید.
مزایا:
- جلسات غیررسمی یا داخلی: در جلسات تیمی یا غیررسمی که نیازی به رعایت تشریفات رسمی نیست، گذاشتن گوشی روی میز معمولاً مشکلی ایجاد نمی‌کند.
- انتظار تماس یا پیام ضروری: اگر منتظر یک تماس مهم هستید (مثلاً در شرایط اضطراری یا موردی حیاتی برای کسب‌وکار)، می‌توانید گوشی را بی‌صدا روی میز بگذارید. بهتر است در ابتدای جلسه اطلاع دهید که ممکن است نیاز به بررسی آن داشته باشید.
- استفاده از گوشی برای یادداشت‌برداری یا بررسی اطلاعات: اگر از گوشی برای دسترسی به اسناد جلسه، تقویم یا یادداشت‌برداری استفاده می‌کنید، می‌توان آن را روی میز قرار داد، اما بهتر است این موضوع را شفاف کنید تا سوءتفاهمی ایجاد نشود.
معایب:
- بی‌احترامی به دیگران و عدم تمرکز: گذاشتن گوشی روی میز این پیام را منتقل می‌کند که ممکن است حواستان به جلسه نباشد و هر لحظه گوشی را چک کنید.
- کاهش تعامل و ارتباط چشمی: اگر گوشی نزدیک دستتان باشد، ممکن است ناخودآگاه به آن نگاه کنید و این باعث کاهش تعامل با دیگران شود.
- جلسات رسمی یا مذاکرات مهم: در جلسات رسمی، گذاشتن گوشی روی میز می‌تواند غیرحرفه‌ای به نظر برسد، به‌خصوص اگر افراد ارشد یا مشتریان حضور داشته باشند.
- نویز و عوامل حواس‌پرتی: حتی اگر گوشی روی حالت بی‌صدا باشد، ویبره یا نوتیفیکیشن‌ها می‌توانند باعث حواس‌پرتی شما و دیگران شوند.
پس، چه باید کرد؟
- در جلسات رسمی: گوشی را در جیب یا کیف خود قرار دهید و روی جلسه تمرکز کنید.
- در جلسات غیررسمی: اگر نیاز به دسترسی به گوشی دارید، آن را بی‌صدا کنید و فقط در صورت لزوم استفاده کنید.
- اگر منتظر تماس مهمی هستید: قبل از شروع جلسه، این موضوع را به دیگران اطلاع دهید تا سوءبرداشتی ایجاد نشود.
- در صورت نیاز به یادداشت‌برداری: بهتر است از لپ‌تاپ یا دفتر یادداشت استفاده کنید، مگر اینکه گوشی وسیله اصلی شما برای این کار باشد.
جمع‌بندی: اگر حضور گوشی روی میز باعث حواس‌پرتی شما یا دیگران شود، بهتر است آن را کنار بگذارید. در جلسات رسمی، این کار می‌تواند غیرحرفه‌ای به نظر برسد، اما در جلسات غیررسمی، در صورت لزوم و رعایت اصول، مشکلی ایجاد نمی‌کند.
اولین باشید که نظر می دهید