اجزای گزارش و نحوه تنظیم آن

Last updated on ۱۳۹۹/۰۸/۰۸

سرلوحه: سرلوحه گزارش، عینا مطابق سرلوحه نامه (شامل: شماره ، تاریخ، از:، به:، موضوع:) تنظیم می گردد ، با این تفاوت که:

1. اگر گزارش دهنده از کارکنان زیردست گزارش گیرنده باشد، به جای عنوان واحد سازمانی گزارش دهنده در مقابل کلمه «از»، نام و نام خانوادگی خود را ذکر می نماید.
2. واحدهای سازمانی و کارکنان یک مجموعه، نمی توانند به مقام سازمانی که در تابعیت آنها قرار ندارند گزارش دهند. در این گونه موارد بایستی گزارش به عنوان مسئول ذیربط تهیه و طی آن درخواست شود که مراتب به مقام مورد نظر یا واحد سازمانی مربوط اعلام و منعکس گردد، مقامات و واحدهای سازمانی، برابر ضوابط مقرر در حدود اختیارات عمل خواهند نمود.

متن: متن گزارش، همانند متن نامه تهیه می گردد با این تفاوت که:

1. اگر گزارش، بر اساس دستور صادره قبلی یا مبتنی بر سوابق تهیه می گردد، حتماً بایستی به دستور صادره اشاره و یا شرح مختصر و مفیدی از سابقه امر، در ابتدای گزارش ذکر شود.
2. شرح اقدامات انجام شده در اجرای دستور صادره و نتایج حاصل از آن و یا شرح دلایل و عواملی که منجر به تقریرگزارش گردیده، باید در متن گزارش آورده شود.
3. متن گزارش باید در صورت لزوم ، حاوی تجزیه و تحلیل موضوع، نتیجه گیری و پیشنهادهای مبتنی بر آن باشد.

پایان گزارش: پایان گزارش ، به جز خط امضاء ، فاقد بقیه موارد مذکور در مورد نامه است. همچنین ،گزارش باید به امضای مسئول واحد سازمانی گزارش دهنده و در غیاب وی به مقامی که به وی تفویض اختیار شده است برسد.

توضیح: گزارش هایی که حاوی پیشنهاد یا کسب اجازه است نباید طوری تنظیم شود که برای مقام گزارش گیرنده تعیین تکلیف نماید.